Was ist PDF/A? Der Standard für langfristige Archivierung
PDF/A ist der ISO-Standard für die langfristige Archivierung von Dokumenten. Was es vom normalen PDF unterscheidet und wann es relevant ist.
Was ist PDF/A?
PDF/A ist eine spezialisierte Variante des PDF-Formats, die für die langfristige Archivierung von Dokumenten entwickelt wurde. Der Standard wird von der Internationalen Organisation für Normung (ISO) als ISO 19005 verwaltet und definiert, wie eine PDF-Datei aufgebaut sein muss, damit sie auch in Jahrzehnten noch lesbar ist.
Was unterscheidet PDF/A von normalem PDF?
Ein normales PDF kann Funktionen enthalten, die langfristig problematisch sind. PDF/A schränkt diese ein:
| Merkmal | Normales PDF | PDF/A |
|---|---|---|
| Externe Referenzen | Erlaubt (z. B. eingebettete YouTube-Videos) | Verboten — alles muss in der Datei enthalten sein |
| Verschlüsselung | Erlaubt | Verboten — die Datei muss ohne Passwort lesbar sein |
| JavaScript | Erlaubt | Verboten — keine interaktiven Skripte |
| Schriftarten | Können extern referenziert werden | Müssen vollständig eingebettet sein |
| Transparenz | Erlaubt | In PDF/A-1 eingeschränkt |
| Audio/Video | Erlaubt | Verboten |
Der Grund für diese Einschränkungen: wenn eine Datei in 20 Jahren geöffnet wird, müssen alle Schriftarten verfügbar sein, keine externen Links kaputt sein, und keine Skripte müssen ausgeführt werden.
PDF/A-Versionen
Es gibt mehrere Versionen des Standards:
- PDF/A-1 (ISO 19005-1, 2005): Die erste Version. Basiert auf PDF 1.4. Restriktiv — keine Transparenz, keine Layers.
- PDF/A-2 (ISO 19005-2, 2011): Basiert auf PDF 1.7. Erlaubt JPEG2000-Kompression, Transparenz und Layer.
- PDF/A-3 (ISO 19005-3, 2012): Wie PDF/A-2, erlaubt zusätzlich die Einbettung beliebiger Dateien (z. B. XML-Daten neben der visuellen PDF).
Wann ist PDF/A relevant?
PDF/A wird gefordert bei:
- Behördlichen Dokumenten: Viele deutsche Behörden fordern PDF/A für Anträge und Bescheide.
- Rechnungen (ZUGFeRD): Der elektronische Rechnungsstandard ZUGFeRD basiert auf PDF/A-3.
- Langzeitarchivierung: Archive, Bibliotheken und Museen verwenden PDF/A für die digitale Erhaltung.
- Abschlussarbeiten: Einige Universitäten fordern die Einreichung als PDF/A.
Können Sie PDF/A mit PDFWerkzeug.de erstellen?
Nein. PDFWerkzeug.de verwendet pdf-lib als Processing-Engine, und pdf-lib erstellt keine PDF/A-konformen Dateien. Die Werkzeuge auf dieser Website erstellen normales PDF (PDF 1.7), kein PDF/A.
Wenn Sie PDF/A erstellen müssen, verwenden Sie:
- Adobe Acrobat („Als PDF/A speichern")
- LibreOffice („Als PDF exportieren → PDF/A auswählen")
- Ghostscript (Kommandozeile:
-dPDFA)
Sie können jedoch die Metadaten der resultierenden PDF mit PDF Metadaten entfernen nachbearbeiten oder die Dateiinformationen mit PDF Informationen anzeigen prüfen.
Wie erkennen Sie PDF/A?
Öffnen Sie die PDF in Adobe Acrobat und prüfen Sie die Dokumenteigenschaften (Strg+D). Im Reiter „Beschreibung" steht bei PDF/A-Dateien der Konformitätsstandard (z. B. „PDF/A-1b"). In anderen PDF-Readern finden Sie diese Information meist unter „Datei → Eigenschaften".
Quelle: ISO 19005-1:2005, Document management — Electronic document file format for long-term preservation — Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1). Verfügbar bei: https://www.iso.org/standard/38920.html